INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CONDUTTORI

Con la presente informativa sul trattamento dei dati personali (di seguito, l’”Informativa”), Colliers Global Investors Italy SGR S.p.A. (di seguito, la “Società” o il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, desidera informare la propria controparte che prende in locazione uno o più unità immobiliari di proprietà della Società (di seguito, il “Conduttore”), circa le modalità e le finalità di trattamento dei loro dati personali, in conformità con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali n. 679/2016 (di seguito, “Regolamento Europeo”) e il D. Lgs. n. 196/2003, come successivamente modificato e integrato dal D. Lgs. 101/2018 (di seguito, “Codice Privacy”).

1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO?

Colliers Global Investors Italy SGR S.p.A. con sede in Milano, Corso Giacomo Matteotti, n. 10, numero iscrizione al Registro delle Imprese di Milano, Monza-Brianza, Lodi, codice fiscale e partita IVA 06817000968, che può essere contattata al seguente indirizzo di posta elettronica privacy.italy@colliersglobalinvestors.com. Il Responsabile della Protezione Dati nominato dal Titolare del Trattamento è l’avvocato Francesco Conti, con studio in Milano - 20121, Corso Venezia, 10. È possibile contattare gratuitamente e liberamente il Responsabile della Protezione Dati al numero di telefono +39.02.66.01.00.54 ed all’indirizzo già indicato, oltre che all’indirizzo PEC francesco.conti@milano.pecavvocati.it.

2. A CHI SI APPLICA L’INFORMATIVA?

La presente Informativa si applica al trattamento, da parte del Titolare, dei dati personali dei Conduttori (di seguito definiti gli “Interessati”).

3. QUALI DATI PERSONALI SONO TRATTATI?

Il Titolare raccoglie le seguenti tipologie di dati personali relativi agli Interessati (di seguito congiuntamente i “Dati”) al momento delle trattative e della sottoscrizione del contratto di locazione e successivamente in esecuzione dello stesso:

  1. Dati identificativi e di contatto del Conduttore, quali il nome, il cognome, l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, il codice fiscale del Conduttore;
  2. Dati di bancari e di pagamento, incluso il codice SDI per la fatturazione elettronica e l’IBAN;
  3. Ulteriori dati personali relativi all’Interessato che dovessero essere raccolti dal Titolare nel corso della fase di negoziazione e/o conclusione e/o esecuzione e/o cessazione del contratto di locazione con il Titolare.

4. PER QUALI FINALITÀ SONO TRATTATI I DATI?

Il Titolare tratta i Dati degli Interessati per:

  1. svolgere le trattative e dare esecuzione al contratto di locazione di cui è parte il Conduttore (di seguito, le “Finalità Contrattuali”);
  2. previo consenso, inviare comunicazioni di marketing da parte di HELM Italy S.R.L., con sede legale in Milano, Via Broletto, 35 – 20121, P.IVA 11819980969, in relazione ai servizi offerti nel contesto del rapporto di locazione, quale a mero titolo esemplificativo organizzazione di eventi nel contesto della Community di cui all’immobile locato, condivisione di scontistica e promozioni a favore dei Conduttori, attraverso mezzi di comunicazione tradizionali e a distanza ivi inclusi e-mail, SMS, social network, instant message, applicazioni mobile, banner, posta e telefono (“Finalità di Marketing di Terzi”);
  3. adempiere agli obblighi derivanti dalla normativa applicabile, in particolare in materia fiscale, tributaria ed antiriciclaggio, ivi compresa l’esecuzione di comunicazioni obbligatorie alle amministrazioni e autorità competenti e agli organi di vigilanza, nonché per conformarsi con richieste provenienti dalle stesse (di seguito, le “Finalità di Legge”);
  4. far valere e difendere i propri diritti, anche nell’ambito di procedure di recupero crediti, nei confronti del Conduttore o di terzi in un eventuale contenzioso; e
  5. svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l’esecuzione di tali operazioni

(le finalità di cui alle lettere c) e d) sono definite congiuntamente le “Finalità di Legittimo Interesse”).

5. SU QUALE BASE GIURIDICA VENGONO TRATTATI I DATI?

Il trattamento dei Dati è necessario con riferimento alle Finalità Contrattuali e alle Finalità di Legge, al fine di (i) negoziare, stipulare, dare esecuzione e/o cessare il contratto d’affitto con il Conduttore; e (ii) conformarsi alle normative applicabili, ai sensi dell’articolo 6, lettere b) e c) del Regolamento Europeo. Il mancato conferimento dei Dati per tali finalità determinerà l’impossibilità per il Titolare di stipulare il contratto di locazione commerciale con il Conduttore. Il trattamento dei Dati per le Finalità di Marketing di Terzi è facoltativo e soggetto al previo consenso del Conduttore. L’eventuale mancata prestazione del consenso determina l’impossibilità per il Titolare e/o HELM Italy S.R.L. di tenere aggiornato il Conduttore sugli eventi e sulle scontistiche e promozioni messi a disposizione dei Conduttori. Il trattamento dei Dati per le Finalità di Legittimo Interesse è effettuato ai sensi dell’articolo 6, lettera f) del Regolamento Europeo per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare, il quale è equamente bilanciato con i diritti e le libertà degli Interessati, in quanto l’attività di trattamento dei Dati è limitata a quanto strettamente necessario per l’esecuzione delle operazioni economiche e delle altre attività indicate sopra. Il trattamento per le Finalità di Legittimo Interesse non è obbligatorio e l’Interessato potrà opporsi a detto trattamento con le modalità indicate al paragrafo 10 della presente Informativa, ma qualora l’Interessato si opponesse a detto trattamento, i suoi Dati non potranno essere utilizzati per le Finalità di Legittimo Interesse, fatto salvo il caso in cui la Società dimostri la presenza di motivi legittimi cogenti prevalenti o di esercizio o difesa di un diritto ai sensi dell’articolo 21 del Regolamento Europeo.

6. COME VENGONO TRATTATI I DATI?

I Dati vengono trattati sia attraverso l’ausilio di strumenti informatici o comunque automatizzati, sia su supporto cartaceo, adottando misure di sicurezza idonee a garantire la protezione e la confidenzialità dei Dati. In particolare, il Titolare adotta misure organizzative e tecniche appropriate per proteggere i Dati in suo possesso contro la perdita, il furto, nonché l’uso, la divulgazione o la modifica non autorizzata dei Dati.

7. A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI?

Per le finalità di cui al paragrafo 4, le seguenti categorie di soggetti possono avere accesso ai Dati:

  1. personale del Titolare o dei soggetti di seguito indicati, quali incaricati del trattamento, nell’ambito delle rispettive mansioni;
  2. fornitori di servizi strumentali o di supporto a quelli svolti dal Titolare, inclusi consulenti legali, amministrativi e fiscali, di marketing, istituti bancari per la gestione dei pagamenti derivanti dall’esecuzione del contratto di affitto con il Conduttore, fornitori di servizi tecnologici;
  3. subfornitori e/o subappaltatori impegnati in attività connesse all’esecuzione del contratto di locazione in essere tra il Titolare e il Conduttore;
  4. enti pubblici e/o autorità giudiziarie e/o di controllo il cui diritto di accesso ai Dati è previsto dalla normativa applicabile; e
  5. altri soggetti cessionari di azienda o di ramo d’azienda, società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni del Titolare.

Tali soggetti agiscono, a seconda dei casi, quali titolari autonomi o responsabili del trattamento. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i Dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Titolare, inviando una comunicazione ai recapiti sottoindicati al paragrafo 10. In ogni caso, i Dati non saranno diffusi.

8. I DATI SONO TRASFERITI ALL’ESTERO?

I Dati non sono trasferiti in Paesi situati fuori dallo Spazio Economico Europeo. Nel caso in cui si rendesse necessario trasferire i Dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo verso un Paese terzo o un’organizzazione internazionale che non garantisce un livello di protezione adeguato secondo quanto previsto dalla Commissione europea, la Società adotterà un meccanismo appropriato per il trasferimento e le garanzie richieste ai fini del trasferimento stesso, ai sensi degli articoli 44 e ss. del Regolamento Europeo.

9. PER QUANTO TEMPO VENGONO CONSERVATI I DATI?

I Dati sono conservati dal Titolare per il periodo di tempo strettamente necessario per perseguire le finalità per cui tali Dati sono stati raccolti. In particolare, con riferimento alle:

  1. Finalità Contrattuali, i Dati sono conservati per un periodo pari alla durata del contratto di locazione (ivi inclusi eventuali rinnovi) con il Conduttore e per i 10 anni successivi al termine, risoluzione o recesso dello stesso, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi, richieste delle autorità competenti o ai sensi della normativa applicabile;
  2. Finalità di Marketing di terzi, i Dati sono conservati per 24 mesi dalla raccolta del relativo consenso, fermo restando il diritto del Conduttore di opporti a tale trattamento in qualsiasi momento;
  3. Finalità di Legge, i Dati sono conservati per la durata prescritta per ciascuna tipologia di Dato dalla legge;
  4. Finalità di Legittimo Interesse, i Dati sono conservati per un periodo pari alla durata del contratto di locazione (ivi inclusi eventuali rinnovi) con il Conduttore e per i 10 anni successivi, nel caso in cui i Dati siano necessari per proteggere e far valere i diritti del Titolare nei confronti del Conduttore, dell’Interessato e/o di terzi nelle ipotesi di eventuali controversie legali. Nel caso in cui il trattamento sia finalizzato a svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni, si applicheranno i termini di conservazione sopra elencati rispetto al trattamento principale che ha luogo.

Alla cessazione del periodo di conservazione i Dati saranno cancellati o anonimizzati.

10. QUALI SONO I DIRITTI DEGLI INTERESSATI?

Fermo restando la possibilità dell’Interessato di non conferire i propri Dati, l’Interessato, in ogni momento e gratuitamente, potrà:

  1. ottenere conferma dell’esistenza o meno di Dati che lo riguardano;
  2. conoscere l’origine dei Dati, le finalità del trattamento e le sue modalità, nonché la logica applicata al trattamento effettuato mediante strumenti elettronici;
  3. chiedere l’aggiornamento, la rettifica o – se ne ha interesse – l’integrazione dei Dati che lo riguardano;
  4. ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei Dati eventualmente trattati in violazione della legge, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al trattamento;
  5. revocare il proprio consenso, ove precedentemente prestato;
  6. chiedere al Titolare la limitazione del trattamento dei Dati che lo riguarda nel caso in cui (i) l’Interessato contesti l’esattezza dei Dati, per il periodo necessario al Titolare per verificare l’esattezza di tali Dati; (ii) il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; (iii) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale; (iv) l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, del Regolamento Europeo in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’Interessato;
  7. opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi Dati per Finalità di Legittimo Interesse; e
  8. ottenere la portabilità dei Dati che lo riguardano.

L’Interessato avrà inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai contatti disponibili sul sito www.garanteprivacy.it, ove ne sussistano i presupposti. In caso di decesso dell’Interessato, ai sensi dell’articolo 2-terdecies del Codice Privacy, i diritti anzidetti riferiti ai suoi Dati potranno essere esercitati da chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell’Interessato in qualità di suo mandatario, o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’Interessato può vietare espressamente l’esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte dei suoi aventi causa inviando una dichiarazione scritta al Titolare secondo le modalità sotto indicate. Tale dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità. In caso di dubbi o perplessità inerenti la presente Informativa o in caso di esercizio dei diritti ivi previsti, l’Interessato potrà contattare la Società scrivendo all’indirizzo di cui alla presente informativa.

11. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI ALL’INFORMATIVA

La presente Informativa è valida sin dalla data di efficacia sotto riportata. Il Titolare potrebbe tuttavia apportare modifiche e/o integrazioni a detta Informativa, anche quale conseguenza di eventuali successive modifiche e/o integrazioni normative. In ogni caso, le modifiche saranno notificate in anticipo e il Conduttore e gli Interessati potranno visionare il testo dell’Informativa costantemente aggiornata sul sito internet www.spaziotrivulzio.it.